有一位骨科診所院長曾經問我：「許顧問，我的門診量不算差，也有自費療程，還兼賣輔具，為什麼年底會計師結算時發現淨利不多，現金就是留不下來？」我請教他幾個問題後，請他帶我走進藥櫃、冰箱與耗材倉庫查看。我發現有一批未曾使用即將過期的特殊針劑、幾盒即將過期的慢性病藥品、兩箱因為廠商促銷而多買的耗材，以及數十萬元的高價醫材輔具靜靜塞在倉庫角落。
另一家醫美診所則是為了一次活動，大量採購玻尿酸注射劑、膠原蛋白增生劑及相關醫材，以降低採購成本。然而活動銷售未如預期，部分產品逐漸接近有效期限，只能忍痛低價轉讓給另一家診所。
這兩間診所的共同問題是：不是營收不佳，而是出現「隱形錢坑」而不自知。這是很多基層診所經營者共同的盲點。大家習慣把焦點放在掛號就診人次、健保點值、核刪數、醫師診次是否排滿、人事成本與自費療程營收，卻很少回頭看診所後方的藥櫃、冰箱與倉庫。
對診所來說，藥品、疫苗、高價醫材與各式耗材，不只是後勤用品，而是已經付出去的鈔票。當藥品醫材被順利使用，就會轉換成醫療服務、轉換成營收；當它們長期躺在倉庫裡，就是不會漲利息的鈔票，若過期報廢，等於鈔票直接蒸發。
基層診所最常見的「隱形錢坑」
在台灣健保制度下，基層診所本來就面臨低毛利、高壓力等「薄利多銷」的經營環境。也就是說，只要庫存出現不必要的損耗，對淨利的傷害都會被放大。很多時候，省下十萬元的庫存損失，對診所淨利的貢獻，可能比增加上百萬元營收還實際。
所以，庫存管理不只是庶務雜事，而是診所經營中的現金流管理，不可輕忽。
以下，我整理出基層診所在庫存管理上常見的五個隱形錢坑。
一、過期報廢
這是最直接的損失，常發生在慢性病藥品、疫苗、針劑、特殊醫材與自費療程醫材。很多診所因為沒有定期檢查效期，或在醫師變動後使用處方習慣改變，原本常用的品項逐漸少用，最後才發現已經過期。
二、溢價採購
診所最怕治療時才發現缺藥或缺針劑、醫材，影響病患的治療、門診流程，也無法執行醫師的治療。若臨時發現庫存不足，只好找廠商緊急採購，或向其他診所調貨，價格往往比平常高，運費與時間成本也增加，還可能因為調貨欠其他診所人情。
三、存貨呆滯
這在自費醫療，尤其是醫美診所更是常見。有些診所採購新設備、導入新療程，聽到廠商說「一次多買比較便宜」，就採購一大批玻尿酸針劑、療程套組耗材、敷料等。但如果療程銷售不如預期，這些高價庫存品就會慢慢變成倉庫裡的沉沒成本。
骨科診所的 PRP 套組、玻尿酸、特殊縫線、輔具耗材；醫美診所的針劑填充物、肉毒桿菌素、膠原蛋白增生劑；牙科診所的植牙材料；眼科的特殊人工水晶體；減重診所的瘦身針劑及專用耗材等，都有共同特性，那就是單價高、效期短、需求波動大。這類品項如果管理得好，是診所的獲利來源；如果管理不好，就是診所內的隱形錢坑。
四、冷鏈失效
疫苗、生物製劑及部分特殊藥品，都需要穩定溫度保存。不是把東西放進冰箱就好，還要有溫度記錄、異常警示、停電應變與責任分工。一次冰箱溫度異常，損失的不只是藥品價值，更可能牽涉病患安全與法規責任。
五、人工作業成本
盤點、查詢效期、補貨、退貨、追盤差、記錄耗用量，這些看起來都是日常小事，但如果都靠紙本、個人記憶或自製表單，長期下來會消耗大量人力。更麻煩的是，如果因為忙碌漏記，或記錄不詳實，又會造成下一次盤點數量對不上，增加許多查帳的時間成本。
改善庫存管理的基本工具及方法
以下，我推薦幾個改善庫存管理的基本工具與方法。
一、簡單好用的 ABC 分類法
診所不需要一開始就花大錢採購 ERP 系統，而是先將診所內的藥品及耗材等分類，先管最重要、高價的品項。
- A 類是高價、高風險、高使用量品項，例如疫苗、需冷藏或冷凍的低溫儲存藥品、高價針劑、自費醫材與常用慢性病藥，必須高頻率盤點、嚴格控量。
- B 類是一般常用品，採固定週期追蹤。
- C 類是低價、容易取得的耗材，只要避免斷貨即可。
二、嚴格執行「先到期先出」（FEFO, First Expired First Out）原則
大部分的人都知道 FIFO （First In First Out），也就是先進先出，但醫療產品更重要的是效期，也就是「先到期先出」。診所應該把快到期的藥品與耗材放在最容易被看見的位置，避免新貨一直被拿走，舊貨最後放到過期。
三、規劃安全庫存 （Safety Stock）規則
安全庫存不是越多越安全，而是在「不缺貨」與「不囤貨」之間取得平衡。
例如某項常用藥品或是耗材每天平均使用五盒，供應商交貨需要五天，那診所至少要知道，在什麼存量以下就可能出現風險，依照消耗量及物流時間規劃出安全庫存量。
四、制定再訂購點 （ROP, Reorder of Point），也就是「庫存剩多少時必須叫貨」
診所可以以平均每日使用量乘以交貨天數，再加上安全庫存，就是一個基本再訂購點。當庫存低於這個數字，就要立即啟動補貨。
例如診所平均每天使用 10 支 A 品牌玻尿酸注射劑，進貨需要五天，A 品牌的安全存量為 20 支，則 ROP = (10 × 5) + 20 = 70。當 A 品牌玻尿酸注射劑庫存量降到 70 支時，就是再採購叫貨的時機點。
五、KPI 儀表板（Key Performance Indicators）
診所經營者或管理者不需要每天盤點藥品及耗材使用，但在每個月的報表中至少要有幾個關鍵數字，包括庫存週轉率或週轉天數、過期報廢金額、九十天內即期品數字、急採次數、缺貨率、盤點差異率與低溫品異常事件。當固定追蹤這些數字，庫存管理就會從「感覺管理」進入「數據管理」。
雖然台灣目前沒有一套由政府發布、可對應「診所庫存損失」的全國性統計資料，但是根據一份「台灣門診藥局模擬研究」顯示，適當調整最小及最大藥品庫存與補貨邏輯，可使平均庫存成本下降 55%、平均庫存量下降 68%。也就是說，在導入科學化庫存管理後，庫存損失通常有機會下降三成到六成。
總結
最後，我建議診所經營者或管理者定期問自己幾個問題：我知道目前庫存金額是多少嗎？我知道哪些品項九十天內會到期嗎？高價醫材有沒有每月盤點？藥品冰箱溫度記錄是否確實？是否常常臨時緊急採購？有沒有設定安全庫存量？有沒有設定再訂購點？供應商是否能協助短效期換貨？盤點差異是否有人追蹤？庫存責任人是否明確？
如果這些問題常常答不出來，診所很可能即有「隱形錢坑」的存在。
診所經營的第一條獲利曲線，來自醫療專業與病患信任；第二條獲利曲線，則來自管理效率與現金流紀律。醫師及醫護人員每天努力看診、服務病患，不能讓庫存悄悄吃掉利潤。真正有韌性的診所，不是什麼都囤很多，而是該有的藥不缺、不該留的貨不囤、高價醫材能快速周轉、低溫庫存品項安全保存。當庫存數字能被看見，才能落實診所管理。
